Tecnologia para ONGs: o que dá para terceirizar sem perder o controle

Em muitas ONGs, a tecnologia não tem dono. A newsletter sai toda semana porque alguém da comunicação aprendeu a mexer na ferramenta. O site foi feito por um fornecedor que já não atende. As inscrições do prêmio, do edital ou da bolsa chegam por um formulário que ninguém sabe dizer para onde manda os dados. Tudo funciona, até o dia em que para, quase sempre em silêncio.

Não é descuido. A equipe é enxuta e está, com razão, ocupada com a missão. Cada projeto novo, cada financiador e cada troca de fornecedor deixa uma ferramenta para trás, e em poucos anos a organização paga por um conjunto de sistemas que ninguém escolheu de propósito.

Onde a tecnologia de uma ONG costuma travar

Na newsletter. É o canal que sustenta a relação com apoiadores, doadores e parceiros, e o que mais falha sem fazer barulho. A edição continua saindo toda semana, e por isso ninguém percebe quando uma parte da base deixa de receber. Formulário, lista e automação dependem uns dos outros, e basta uma mudança no site ou na ferramenta para a corrente se romper sem aviso.

Nas ferramentas em dobro. Duas ferramentas de e-mail pagas para o mesmo trabalho, cada uma com uma parte dos contatos, e às vezes uma delas cobrando por recursos de venda que uma organização sem produto para vender nunca vai usar. Se esse é o seu caso, leia RD Station ou Mailchimp: qual escolher.

Nas inscrições. Prêmio, edital, bolsa, chamada pública: o volume chega concentrado em poucas semanas, e é aí que o formulário improvisado cede. Inscrição duplicada, anexo perdido, avaliador recebendo planilha por e-mail e dados de inscritos que nunca chegam à base de contatos. O inscrito deste ano é o apoiador do ano que vem, desde que a organização não perca o contato dele.

No consentimento. Cada contato da base veio de um lugar: evento, formulário do site, inscrição, lista de parceiro. Quando essa origem se perde, a organização já não sabe quem pediu para receber o quê, e um descadastrado voltando a receber é problema de LGPD, além de reputação.

No site. Doação que não fecha no celular, página que ninguém consegue atualizar sem o fornecedor antigo e, para quem tem parceria com o poder público, a obrigação de divulgar essas parcerias na internet, prevista no Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil (Lei 13.019/2014).

O dinheiro que fica na mesa: anúncios gratuitos do Google

O Google oferece a organizações sem fins lucrativos elegíveis até US$ 10 mil por mês em anúncios na busca, pelo programa Google Ad Grants. É verba para aparecer para quem procura a causa, o voluntariado ou uma forma de doar.

Muitas organizações nunca ativam o benefício, e outras ativam e perdem. A conta precisa cumprir regras de desempenho todo mês, e a que fica abaixo do mínimo exigido por dois meses seguidos é suspensa. Quem monta a conta uma vez e esquece costuma descobrir isso tarde.

O que dá para terceirizar e o que fica com a organização

A missão, a voz e o relacionamento com quem apoia ficam com a organização. Ninguém de fora deveria falar em nome da causa sem a equipe por perto.

O resto é operação, e operação dá para entregar a quem faz isso todo dia:

• E-mail e newsletter: a ferramenta em ordem, a base limpa, o envio de cada edição e a conferência de que ela chegou a quem devia.
• Integrações: formulário, plataforma de inscrição e base de contatos conversando entre si, com alguém de olho quando uma delas para.
• Site e sistemas: atualização, segurança, cópia de segurança e as melhorias que a equipe pede e nunca saem da fila.
• Anúncios: a conta do Google, paga ou do programa gratuito, cuidada mês a mês dentro das regras.

Como escolher quem vai cuidar

Três perguntas separam um bom fornecedor de mais um que vai sumir:

1. Ele olha as contas antes de orçar? Proposta feita sem diagnóstico é estimativa, e estimativa em tecnologia costuma errar o escopo.
2. Tudo fica no nome da organização? Contas, domínio e ferramentas precisam ser da ONG, com a equipe sempre com acesso de administrador.
3. Todo mês você recebe um relato do que foi feito? O financiador cobra prestação de contas da organização. O fornecedor de tecnologia deveria entregar o mesmo.

Por onde começar

É o trabalho que fazemos para o República.org, organização que valoriza o serviço público e realiza o Prêmio Espírito Público: diagnóstico antes do orçamento, as duas newsletters numa ferramenta só e a operação mês a mês até 2027.

Cuidamos do marketing digital e da tecnologia de ONGs, da newsletter ao site, para organizações que não têm um time de tecnologia dentro de casa. Uma conversa de 30 minutos costuma bastar para entender o que a sua organização tem hoje e o que está em risco.